Informativa sulla protezione dei dati personali del gruppo Infopro Digital in Italia

1. Come vengono raccolti i dati?

Attraverso le sue attività, il gruppo Infopro Digital raccoglie dei dati, alcuni dei quali consentono di identificare o rendere identificabili le persone fisiche.

1.1 La base legale della raccolta

La legislazione elenca le basi legali per la raccolta di dati personali, o, in alternativa, le legittime giustificazioni per una raccolta di dati. Tali basi legali sono enunciate e/o richiamate nel quadro delle raccolte di dati realizzate dal gruppo Infopro Digital.

In tal senso, è possibile che il gruppo Infopro Digital raccolga dati personali basandosi sul/sull’:

♦ consenso dell’interessato;

♦ esecuzione delle obbligazioni contrattuali;
N.B. : La raccolta dei dati personali dei nostri clienti e utenti è necessaria per dare esecuzione ai termini del contratto (ad es. abbonamento, sottoscrizione di un servizio online gratuito o a pagamento, ecc.) e per garantire la fornitura del servizio sottoscritto o del prodotto acquistato dalla persona fisica interessata. Pertanto, in tale contesto non è necessario il consenso dell’interessato, in quanto il trattamento dei dati è legato all’esecuzione del contratto.

♦ il legittimo interesse¹ del responsabile del trattamento;
N.B. : In determinate circostanze, la natura stessa del servizio fornito dal gruppo Infopro Digital implica la raccolta dei dati personali dei suoi clienti ed utenti e la trasmissione di queste informazioni a terzi designati (ad esempio i servizi di intermediazione). Trattamenti di questo tipo, legati al legittimo interesse del responsabile del trattamento dati, in tale ipotesi sono considerati dall’interessato come un’esigenza ragionevole rispetto alla descrizione del servizio fornito. Ovviamente, il gruppo Infopro Digital valuta costantemente se il suo interesse legittimo non sia in contrasto con l’interesse del soggetto interessato o con il rispetto dei suoi diritti e delle sue libertà fondamentali.

♦ un obbligo legale che rende obbligatorio il trattamento.
N.B. : Il contesto normativo di un’attività può rendere obbligatorio un certo tipo di trattamento e trasferimento dei dati: ad es. per la fatturazione di prodotti o servizi, per attività di formazione (foglio di presenza) ecc.

1.2. Le modalità di raccolta:

1.2.1. raccolta mediante moduli

L’accesso, l’utilizzo, il download, l’acquisto o la sottoscrizione di determinati servizi o prodotti implica la raccolta di dati personali relativi al potenziale cliente o utente. In questi casi, al momento della compilazione di moduli cartacei/elettronici, le persone trasmettono informazioni che le riguardano. Questi moduli menzionano sempre:

• il nome del responsabile del trattamento,
• le finalità associate alla raccolta dati effettuata,
• se la raccolta è resa necessaria dalla sottoscrizione del servizio in questione o dall’acquisto del prodotto previsto,
• eventuali altri usi previsti e la base giuridica della raccolta;
• un riferimento alle pagine pertinenti della presente informativa sulle modalità di esercizio dei diritti da parte delle persone fisiche, i dati di contatto dell’RPD (Responsabile Protezione Dati), le norme relative al periodo di conservazione dei dati, i termini per il reclamo presso l’autorità di vigilanza, ecc.

1.2.2. raccolta mediante cookie

Il termine “cookie” deve essere inteso in senso ampio: l’insieme dei cookie depositati e/o letti, ad esempio, al momento della consultazione di un sito Web, della lettura di un messaggio di posta elettronica, dell’installazione o dell’utilizzo di un software o di un’applicazione mobile.

I cookie basati su un file che può essere memorizzato sul computer dell’utente durante la navigazione hanno soprattutto lo scopo di semplificare la navigazione sui siti (autenticazione automatica, personalizzazione di alcune informazioni…) o di personalizzare la pubblicità al momento della navigazione degli utenti.

Alcuni cookie vengono depositati dal gruppo Infopro Digital direttamente durante la navigazione su uno dei suoi siti. L’utente del sito può in qualsiasi momento opporsi all’uso di questi cookie impostando il proprio browser, fermo restando che tali impostazioni possono modificare le condizioni di accesso ai prodotti, ai contenuti e ai servizi che richiedono l’uso di cookie.

Le istruzioni per configurare il proprio browser sono fornite nell’Allegato della presente informativa.

Inoltre, altri cookie vengono depositati da società esterne al gruppo Infopro Digital al fine di raccogliere i dati di navigazione degli utenti durante la loro navigazione su vari siti. Il gruppo Infopro Digital collabora con alcune di queste società.

Per aiutare gli utenti a rilevare i cookie che possono essere installati sul loro computer, alcuni siti come YourOnlineChoices offrono strumenti per elencare e impostare i cookie.

I siti del gruppo Infopro Digital utilizzano principalmente i seguenti cookie:

Cookie di monitoraggio utenti:

• Google Analytics
• AT Internet
• ACPM
• Mediametrie

Cookie pubblicitari:

• Bing ads
• Google ads
• Facebook ads
• Criteo
• Appnexus
• Oath
• Smart Adserver
• Outbrain
• Ligatus

Cookie social network:

• Per Facebook
• Per Twitter
• Per Google +
• Per Linkedin
• Per Yahoo
• Per Youtube

Conformemente alle disposizioni legali vigenti, prima di depositare o di leggere un cookie sul computer di un utente, il gruppo Infopro Digital:

• informa gli utenti Internet sullo scopo dei cookie,
• ottiene il loro consenso quando è richiesto,
• indica agli utenti le modalità per rifiutarli.

I cookie e i traccianti strettamente necessari alla fornitura di un servizio espressamente richiesto dall’utente non necessitano di consenso preventivo degli utenti stessi. Pertanto, ad esempio, i seguenti traccianti non richiedono il consenso degli utenti:

• i cookie del « carrello della spesa » per un sito di acquisti;
• i cookie “ID di sessione”, per la durata di una sessione, o i cookie persistenti, che in alcuni casi sono limitati a poche ore;
• i cookie di autenticazione;
• i cookie di sessione creati da un lettore multimediale;
• i cookie di sessione per il bilanciamento del carico (« load balancing”);
• alcune soluzioni analitiche per la misurazione dell’audience (analytics);
• i cookie persistenti per la personalizzazione dell’interfaccia utente (scelta della lingua o della presentazione).

Tutti gli altri cookie necessitano di informazioni preliminari e di una richiesta di consenso, ad esempio:

• i cookie legati ad azioni pubblicitarie;
• i cookie dei social network generati dai pulsanti di condivisione dei social network quando raccolgono dati personali senza il consenso degli interessati;
• alcuni cookie di misurazione dell’audience.

Conformemente alle raccomandazioni della CNIL, la raccolta del consenso avviene mediante la comparsa di un banner visibile sul sito Web, che deve contenere le seguenti informazioni:

• le finalità precise dei cookie utilizzati;
• la possibilità di opporsi a questi cookie e di modificare le impostazioni cliccando sul link « scopri di più e imposta i cookie » presente nel banner (con un riferimento al presente paragrafo);
• la consapevolezza che il proseguimento della navigazione implica il deposito di cookie sul proprio terminale.

1.2.3. raccolta telefonica

Il gruppo Infopro Digital svolge determinati servizi telefonicamente, e in queste occasioni può raccogliere dati personali. Quando possibile, il contatto telefonico è confermato dall’invio di un’e-mail, che consente al soggetto interessato di conservare una traccia scritta della conversazione e di esercitare i propri diritti in qualsiasi momento.

1.2.4. Raccolta indiretta

Il gruppo Infopro Digital può ottenere dati personali da terzi (vedere il capitolo 5). In tal caso, il gruppo Infopro Digital:

• stipula un contratto con i terzi, conformemente alle disposizioni del Regolamento;
• notifica alle persone la trasmissione dei loro dati al gruppo Infopro Digital alle condizioni definite dal regolamento;
• indica nei suoi file la fonte dei dati al fine di garantirne la tracciabilità;
• informa i soggetti interessati circa le procedure per l’esercizio dei loro diritti.

2. Che tipo di informazioni vengono raccolte?

Alcune delle informazioni raccolte rappresentano « Dati personali », ovvero dati riguardanti delle persone e che ne consentono l’identificazione.
In conformità alla legislazione vigente, il gruppo Infopro Digital ha adottato il principio di minimizzazione per la raccolta, e si impegna a raccogliere solo i dati strettamente necessari all’obiettivo perseguito e comunicato alle persone fisiche interessate, lasciando loro piena facoltà di esercizio dei propri diritti.
I dati personali che possono essere richiesti, in funzione della natura dei servizi o dei prodotti forniti, sono i seguenti:

Principalmente:

• Il vostro nome e le informazioni di contatto, incluso l’indirizzo e-mail e postale,
• la vostra funzione,
• i vostri numeri di telefono e fax,

eventualmente per alcuni prodotti e servizi:

• i dispositivi informatici utilizzati durante la navigazione,
• informazioni relative al percorso professionale (CV, formazione professionale, riconoscimenti ecc.), i vostri dati di localizzazione,
• i vostri dati di connessione e di navigazione (indirizzi IP, log) ecc.

3. A cosa servono i dati raccolti?

3.1. Utilizzo dei dati raccolti

Il gruppo Infopro Digital può utilizzare i dati personali in suo possesso al fine di:

• inviare informazioni commerciali relative ai propri prodotti, promozioni e offerte, nonché altre informazioni relative ai propri prodotti o servizi adattati agli ambiti di interesse dei soggetti interessati;
• trasmettere informazioni sui prodotti e le offerte di terzi – clienti o partner commerciali del gruppo Infopro Digital – in relazione alla funzione e/o rispetto ad un interesse identificato in linea con l’attività del soggetto interessato o dell’organizzazione a cui appartiene;
• pubblicare elenchi a pagamento di professionisti e responsabili decisionali per proporre loro prodotti e offerte in relazione alle loro funzioni e/o ad un interesse identificato in linea con l’attività del soggetto interessato o dell’organizzazione a cui appartiene.

Tali dati personali saranno utilizzati dal gruppo Infopro Digital nel quadro delle sue attività inerenti la promozione dei propri prodotti e servizi, nonché il marketing diretto per conto terzi. Saranno utilizzati solo entro i limiti rigorosi definiti dalla legislazione in vigore.

3.2. Modalità di invio di informazioni

In base ai dettagli di contatto che sono stati raccolti, il gruppo Infopro Digital e i suoi partner possono trasmettere informazioni con i seguenti mezzi:

• Messaggio di testo inviato a una persona (SMS o MMS, notifica, e-mail e/o qualsiasi altra forma di messaggio elettronico);
• Messaggio tramite social network;
• Telefono;
• Posta;
• Banner web promozionale;
• Motore di ricerca su internet.

3.3. Finalità della raccolta

Lo scopo della raccolta è indicato sistematicamente se questa viene effettuata direttamente dal gruppo Infopro Digital, e viene ricordato al momento della trasmissione dei dati se la raccolta viene effettuata da terzi.
Il gruppo Infopro Digital può utilizzare i dati personali di un soggetto per i seguenti scopi in particolare:

• Per registrarlo sui propri siti Web e/o sistemi informatici e per gestire la consegna e la fatturazione dei servizi/prodotti forniti da qualunque società del gruppo Infopro Digital (inclusa l’elaborazione di ricerche o richieste di informazioni riguardanti il gruppo o relative ai suoi prodotti o servizi)
  Ad esempio: elaborazione degli ordini o di una sottoscrizione
• Per poter adempiere agli obblighi previsti dai termini di un contratto che lo vincola al soggetto interessato e nell’ambito della gestione di quel tipo di contratto:
  Ad esempio: gestione degli ID di accesso utente a un software, badge per l’accesso a una fiera, ecc.
• Per rispettare gli obblighi di legge incombenti su di esso;
  Ad esempio: gestione della partecipazione a una sessione formativa: tenuta di un registro di presenze
• Per monitorare, valutare e migliorare la propria offerta di prodotti e servizi;
• Per l’analisi dei dati di connessione e navigazione, al fine di stabilire un comportamento di navigazione e/o adattare i contenuti proposti in funzione delle affinità rilevate;
• Per tenere dei registri ad uso amministrativo interno (reclami clienti, fidelizzazione ecc.);
• Per scopi di prospezione commerciale per conto del gruppo o dei suoi partner commerciali e inserzionisti, alle condizioni riportate nella precedente sezione « Uso dei dati raccolti »;
• Per la partecipazione a concorsi, lotterie o promozioni.

4. Come e per quanto tempo sono conservati i dati?

Operazioni di elaborazione vengono eseguite sui dati contenuti nei database del gruppo Infopro Digital, applicando rigorose regole di controllo rispondenti allo stato dell’arte tecnologico e alle raccomandazioni dell’autorità di vigilanza competente.

4.1. l’archiviazione di dati personali

Il gruppo Infopro Digital adotta tutte le precauzioni necessarie per preservare la sicurezza e la riservatezza dei Dati Personali, ed in particolare per impedire che questi vengano distorti, danneggiati o che terze parti non autorizzate vi abbiano accesso.
Nella gestione della sicurezza di tutto il Gruppo vengono rispettate le raccomandazioni della Commissione Nazionale dell’Informatica e delle Libertà.

4.2. la durata di conservazione dei dati e l’archiviazione

La durata di conservazione dipende dall’attività in questione, dalla natura del contatto (cliente o potenziale cliente) e dagli usi del settore.

♦ Il gruppo Infopro Digital conserva alcuni documenti obbligatori (fatture, ecc.) per la durata legale di conservazione.

♦ La durata di conservazione dei dati personali è prestabilita per tutto il gruppo Infopro Digital e consiste in un periodo di 6 anni.

♦ Alcuni dati vengono conservati per una durata più breve:

• I cookie scadono tredici mesi dopo il loro ultimo aggiornamento.
• I dati dei clienti potenziali vengono eliminati una volta trascorsi 3 anni senza risposte a sollecitazioni.
• I curricula dei candidati sono conservati per un periodo di 2 anni.

♦ La durata è talvolta legata alla rilevanza o alla necessità del trattamento: i dati dei clienti sono conservati per la durata della relazione commerciale, mentre i dati contenuti negli elenchi sono conservati per la durata del mandato dei soggetti interessati.

5. Chi sono i terzi che hanno accesso ai dati personali raccolti?

5.1. All’interno del gruppo Infopro Digital

Il gruppo Infopro Digital è composto da diverse società, situate o meno nell’Unione Europea, che possono ricevere dati personali provenienti da un’altra filiale del gruppo, nell’ambito della sua organizzazione funzionale .

Ad esempio, uno dei membri dello staff di un’altra filiale del gruppo può dover effettuare un certo tipo di elaborazione dei dati nell’ambito di prestazioni di assistenza commerciale, ricerche di mercato o servizi al cliente, nonché in materia di gestione degli account, di fornitura di prodotti o servizi offerti oggi o in futuro, o di partecipazione a concorsi, lotterie o promozioni.

La commercializzazione e produzione di alcuni prodotti e servizi del gruppo Infopro Digital è in alcuni casi effettuata trasversalmente da più entità del gruppo, e la condivisione di risorse può comportare l’utilizzo di file da parte di più entità, in un rapporto di subappalto o di corresponsabilità del trattamento. Qualsiasi trasferimento infragruppo al di fuori dell’Unione Europea è regolato da un contratto che contempla le clausole contrattuali standard (vedere il capitolo 7).

5.2. All’esterno del gruppo Infopro Digital

Il gruppo Infopro Digital può trasferire i dati personali raccolti a terze parti, ad esempio:

• a clienti/partner sottoscrittori di un servizio che può implicare la raccolta di dati personali degli utenti, in particolare nell’ambito di una richiesta di intermediazione o della creazione di una campagna di marketing diretto;
• a prestatori, subappaltatori e fornitori che svolgono servizi per suo conto (ad esempio: prestazioni tecniche, servizi di pagamento, verifica dell’identità, fornitori di soluzioni analitiche, chat, prestazioni);
• ad altre società, istituzioni finanziarie o istituzioni/servizi incaricati di far rispettare le leggi ai fini della prevenzione o dell’individuazione di frodi, laddove tale divulgazione sia necessaria per salvaguardare i diritti del gruppo Infopro Digital;
• nei casi in cui la legge lo preveda o su richiesta formale di un’autorità (in particolare nell’ambito di un procedimento giudiziario), ad organismi statali, parastatali o privati nell’ambito di una missione di servizio pubblico;
• in caso di fusione, acquisizione, scioglimento o vendita di tutti i suoi beni o di parte di essi. I soggetti interessati verranno opportunamente informati per e-mail e/o tramite un messaggio in evidenza sul/i sito/i Web del gruppo riguardo a qualsiasi cambio di proprietà o inerente l’uso dei dati personali e alle opzioni che avranno a disposizione.

5.3. modalità di lavoro con terzi

Nel caso in cui alcuni dati personali vengano trasmessi a terzi per qualsiasi motivo (ad es. servizio di subappalto, prestazioni svolte per un cliente), il gruppo Infopro Digital applica le condizioni previste dalla legislazione vigente, in particolare avvisando i soggetti interessati da questa trasmissione di dati.

Il gruppo Infopro Digital provvede alla stipulazione di opportune clausole contrattuali tra il gruppo Infopro Digital e i terzi coinvolti, in modo che questi ultimi:

• Utilizzino i dati personali esclusivamente per le finalità indicate e conformemente agli obiettivi definiti nel quadro della presente informativa,
• Adottino adeguate misure di sicurezza per prevenire il trattamento non autorizzato o illegale, la perdita o la distruzione accidentale di tali dati personali, o danni ad essi.

6. Chi contattare per informazioni?

Il gruppo Infopro Digital ha adeguato la sua organizzazione al fine di soddisfare i requisiti del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (RGPD) e di fornire a chiunque informazioni sui dati personali raccolti che li riguardano e sul tipo di trattamenti effettuati sui dati stessi.

6.1 l’esercizio dei diritti di accesso, di opposizione, di rettifica e di cancellazione

Qualsiasi richiesta relativa all’esercizio dei vostri diritti deve essere inviata all’indirizzo cnil@infopro-digital.com. La richiesta deve includere il maggior numero possibile di informazioni per poter essere evasa entro un termine massimo di due mesi dalla ricezione: ad esempio, le persone devono specificare l’indirizzo e-mail richiesto e per il quale inviano la richiesta, in modo da facilitare le ricerche.

6.2 l’esercizio del diritto all’oblio

Qualsiasi richiesta relativa a dati personali contenuti in un articolo di una rivista pubblicata dal gruppo Infopro Digital deve essere inviata al seguente indirizzo: droitoublimedia@infopro-digital.com.
Tale richiesta deve includere i motivi che l’hanno generata. Una volta effettuata l’eliminazione dei dati, qualsiasi richiesta di deindicizzazione di un articolo da un motore di ricerca deve essere inviata direttamente al suddetto motore di ricerca dalla persona interessata.

6.3 la portabilità dei dati

Qualsiasi richiesta relativa alla portabilità dei dati deve essere inviata all’RPD del gruppo Infopro Digital, che risponderà sulla fattibilità di tale richiesta.

6.4 La designazione di un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) e il ricorso all’autorità di vigilanza

A completamento di questa struttura, il gruppo Infopro Digital ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati, che può essere contattato al seguente indirizzo: dpo@infopro-digital.com per qualsiasi domanda o problema inerente il trattamento dei dati personali.

Chiunque ha la possibilità di contattare direttamente la Commissione Nazionale dell’Informatica e delle Libertà (CNIL).

7. I dati sono trasferiti al di fuori dell’UE?

Qualora il gruppo Infopro Digital comunichi i Dati Personali ad una Società del gruppo Infopro Digital o a terzi situati al di fuori dell’UE, verranno adottate misure per garantire che tali dati beneficino dello stesso livello di protezione imposto dall’UE in materia di protezione dei dati.

In tal senso, il gruppo Infopro Digital si assicurerà che il trattamento venga effettuato in conformità alla presente informativa e che sia regolato dalle clausole contrattuali standard della Commissione europea, le quali garantiscono un adeguato livello di tutela della privacy e dei diritti fondamentali delle persone.

8. Esistono modalità specifiche di trattamento?

Il gruppo Infopro Digital può accorpare informazioni relative ad imprese con informazioni fornite da persone fisiche, alle condizioni e per le finalità previste dalla presente informativa.

I metodi di profilazione utilizzati all’interno del gruppo Infopro Digital consistono in riferimenti incrociati, manuali o automatici, tra i file aziendali e i database di contatto del gruppo Infopro Digital (nome, funzione, indirizzo e-mail ecc.), sulla base di criteri oggettivi (dimensioni, settore, dispositivi informatici ecc.).

9. Assunzione di personale

Nell’ambito della sua politica di assunzione del personale, il gruppo Infopro Digital raccoglie e archivia i dati personali di potenziali candidati.

Il gruppo Infopro Digital raccoglie le informazioni necessarie alla ricerca dei profili più idonei per le posizioni da ricoprire, nel rispetto della legge e dei diritti e delle libertà delle persone. Il Gruppo si astiene dal trasmettere a terzi il curriculum con i dati di contatto di una persona, senza il suo consenso.

I candidati che desiderano modificare o cancellare i propri dati personali dai nostri database possono in qualsiasi momento inviare un’e-mail a Job.RGPD@infopro-digital.com indicando nell’oggetto “dati personali”.

Il candidato deve assicurarsi del consenso delle persone indicate nelle referenze, affinché queste possano essere contattate dal gruppo Infopro Digital.

10. Come verrete informati degli aggiornamenti della presente informativa?

Il gruppo Infopro Digital può ritenere necessario modificare o aggiornare la presente Informativa sui Dati Personali. Qualunque aggiornamento verrà pubblicato dove ritenuto opportuno, in modo che ogni utente sia avvisato della data dell’ultimo aggiornamento.

Gli aggiornamenti più importanti potranno essere oggetto di un avviso sul sito web istituzionale del gruppo Infopro Digital (www.infopro-digital.com), da pubblicarsi entro e non oltre il momento dell’entrata in vigore delle suddette modifiche.

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1. Ai sensi dell’Art. 47 – Regolamento (UE) 2016/679: I legittimi interessi di un responsabile del trattamento (…) possono costituire una base giuridica per il trattamento, a meno che non prevalgano gli interessi o le libertà e i diritti fondamentali del soggetto coinvolto, tenendo conto delle ragionevoli aspettative dei soggetti coinvolti, basate sul rapporto di questi con il responsabile del trattamento. Un legittimo interesse di questo tipo potrebbe sussistere, ad esempio, quando vi è una relazione pertinente e opportuna tra il soggetto coinvolto ed il responsabile del trattamento (…). (…) Si considera che il trattamento di dati personali per scopi di marketing diretto avviene per rispondere a un legittimo interesse.

2. Ai sensi dell’Art. 48 – Regolamento (UE) 2016/679: I responsabili del trattamento che fanno parte di un gruppo di imprese o di istituzioni affiliate ad un organismo centrale possono avere un legittimo interesse a trasmettere dati personali all’interno del gruppo di imprese per scopi amministrativi interni, incluso il trattamento di dati personali relativi a clienti o dipendenti.